Joseph Cáceres

¿SE PUEDE MANEJAR EFECTIVAMENTE EL TIEMPO?

Conversando con una lectora de mis artículos me propuso este tema.  Lamentablemente tengo que decirles que el tiempo no se maneja efectivamente, lo que manejamos son las tareas, eso nos dejará aprovechar mejor el tiempo.

Es un problema frecuente que las personas intenten organizar su tiempo, y todo se lo debemos a algunos que encontraron muy llamativo el nombre para libros y seminarios, pero con eso lanzaron una falsa perspectiva sobre el tema. 

Estar atendiendo un cliente y a la vez escribir una carta, no es lo que lo llevará al éxito en las dos tareas, sino todo lo contrario, uno más uno son dos, pero los dos al mismo tiempo nunca le sumarán 1.5, ni tampoco dos.  Posiblemente hará algo mal y tendrá que repetirlo, así que posiblemente le dé tres.

Para no quedarnos en el problema voy a pasar rápidamente a las soluciones.  La idea es hacer las tareas de una forma que le permita hacerlas efectivamente, eso le ahorrará tiempo, y por ende le causará menos estrés.   La realidad es que el nombre debería de ser ¨Manejo Efectivo de las Tareas¨.  A mis seminarios sobre el tema le llamo ¨Entrenamiento en Eficiencia Personal¨, ya que lo que buscamos en realidad es la eficiencia total.  La falta de tiempo es sólo una consecuencia de manejar ineficientemente las tareas.

Es muy corto un artículo para trabajar lo que hacemos en un seminario de varias horas, pero sí puedo enumerar algunos aspectos que le ayudarán a manejar mejor sus tareas:

1.     Haga una sola cosa a la vez; cuando esté haciendo algo trate de no pararlo para comenzar otra tarea, 4 cosas por mitad no suman dos completas, sin embargo, dos completas y dos sin comenzar es lo que podemos llamar efectividad.

2.     Haga las cosas de principio a fin; eso es lo que llamamos, Hágalo Ahora, si toma un papel en la mano, esté seguro de que tiene el tiempo para dedicárselo a él, a menos que al leerlo se dé cuenta de que es mayor de lo que pensó.   Me refiero a que si va a leer la correspondencia, entonces dedíquele tiempo a eso, cuando abra un sobre, entonces tendrá que leer su contenido y accionar sobre él, hasta que tenga resuelto el caso, así no lo tendrá nuevamente fastidiando frente a usted.  La mayoría de las cosas que leemos y las dejamos para luego, terminan siendo leídas varias veces, eso es perder tiempo.

3.     Póngale caso a las interrupciones; la mayoría de la interrupciones son auto-creadas, eso quiere decir que usted mismo las crea, o su proceso de trabajo en el peor de los casos.  Si usted está atrasado en algo, entonces tendrá que responder llamadas de personas que esperan por ese trabajo, o tendrá visitas, en muchos casos largas.  Esto sin contar el estrés que genera las reclamaciones. 

4.     Tráguese el sapo primero; lo que usted considera más difícil, en realidad es donde usted se considera más débil.  La verdad es que, cuando resuelva ese problema su estrés disminuirá, así que le recomiendo que lo haga de primero.  Tome cada papel que tiene encima de la mesa y póngase al día,  esto le quitará la mayoría de las interrupciones, inmediatamente tendrá mas tiempo para las demás cosas.

5.     Mantenga un archivo efectivo;  la idea cuando uno archiva es encontrar nuevamente, de manera rápida, lo que organizó, y no sólo usted, sino cualquier otra persona debería de poder encontrar lo archivado.  Lo que usted terminó tiene que ir a su próximo dueño, este puede ser el archivo, así que rotule, con colores y letra grande, ponga categorías y subcategorías.  Lo que usted no trabajará en las próximas 48 horas, no merece estar en su mesa, muchas cosas a la vista sólo le quitarán muchas otras de ella. (Diego Sosa)