Joseph Cáceres

Uno de los principios básicos para incrementar la productividad debe ser conseguir sacar adelante el máximo de tareas con el menor esfuerzo posible y todo ello dentro de los inamovibles límites físicos del paso del tiempo. En resumen, aprovechar al máximo tu tiempo personal, de estudio o de trabajo, para hacer todo lo que tienes planeado sin quemar toda tu energía en el proceso.

En este contexto, el principio de Pareto apunta a una realidad en la que tal vez no habías reparado: el 20% de tus acciones diarias, producen el 80% de tus resultados. Por ello, hay que poner especial atención no abusar de esas tareas que van a consumir el 80% restante de tu energía, pero con las que solo conseguirás sacar adelante el 20% de tu trabajo diario y la sensación de haber pasado todo el día trabajando sin haber obtenido grandes avances.

El Principio de Pareto. El principio de Pareto o ley de Pareto coge su nombre del economista y filósofo italiano Vilfredo Federico Pareto que lo enunció por primera vez en 1896 observando que el 80% de las tierras en Italia eran propiedad de solo el 20% de la población. Curiosamente la observación de su jardín le hizo descubrir que solo el 20% de sus plantas producían el 80% de la fruta que producía.

El filósofo descubrió que este patrón se aplicaba de forma recursiva y se ha observado en campos tan distintos como la política, economía, logística, control de calidad, ingeniería de software o redes informáticas, en administración de empresas y, como no, también en la gestión de tiempo.

Objetivo de la regla 80/20. El objetivo de la regla 80/20 es que, en tu lista de tareas diaria, al finalizar el 20% de las tareas programadas, consigas el 80% del impacto que puedes generar durante el día. Para conseguirlo, es muy importante diferenciar qué tareas son las que más tiempo y esfuerzo te van a demandar, de aquellas que son realmente importantes y no te van a quitar demasiado tiempo, pero, en cambio, van a tener un gran impacto en tu jornada, en tu equipo o en tu proyecto.

Por ejemplo, llamar o reunirte con un cliente para aclarar algunos detalles que tienen bloqueado tu proyecto. Tal vez la tarea requiera veinte minutos de tu tiempo, pero tendrá un gran impacto ya que desbloqueará muchas otras tareas que estaban a la espera de esos detalles para continuar el proyecto.

Tener claras tus prioridades. Como en muchas otras técnicas de productividad, tener claras las prioridades y diferenciar lo urgente de lo importante será una de las piedras angulares para obtener buenos resultados con esta técnica.

Aplicar la estrategia POSEC para detectar y planificar qué tareas son urgentes, importantes o ni una ni la otra, te servirá para definir correctamente qué tareas pertenecen a ese reducido grupo del 20% que genera el 80% del trabajo y afrontarlas en el momento adecuado.

Comerse un sapo. Empezar el día con un buen desayuno es importante, pero hacerlo comiéndose un sapo garantiza buenos resultados durante el resto del día. Ya te hemos hablado de esta técnica, que aboga por priorizar las tareas con mayor impacto y que requieren más concentración a primera hora.

Esta tarea consumirá entre un 20 y 30% de tu jornada, pero al completarla te habrás quitado de encima el 80% de tu trabajo. Después, tendrás que emplear el 80% del tiempo restante en hacer todas esas pequeñas tareas que generan un menor impacto.

Pareto gana a procrastinación. Uno de los principales motivos para procrastinar es la falta de motivación para emprender tareas pesadas. Detectar ese 20% de tareas que consiguen liquidar el 80% de tu trabajo diario es el Santo Grial de la ley del mínimo esfuerzo.

No se trata de trabajar menos, sino de hacerlo mejor. Muchas personas malinterpretan mal la teoría de Pareto creyendo que trabajando solo el 20% de su jornada van a conseguir sacar el 80% de su trabajo. Nada más lejos de la realidad.

Lamentamos decirte que vas a tener que seguir dedicándole el 100% de tu tiempo, porque aquellas tareas menos impactantes y rutinarias que ocupan el 80% de tu jornada, van a seguir ahí y tienes que completarlas. Pero ya sabes cuáles son y que no deben ser tu prioridad.