Joseph Cáceres

PRIORIZAR ESTRESA

Cuando decidimos priorizar los atrasos iniciamos un círculo vicioso. ¿Qué debe hacerse primero?

 Por Diego A. Sosa

Un amable lector me escribió hace unos días con una pregunta muy típica para explicarme que tiene demasiadas cosas por hacer y no sabe cuál ejecutar primero. En un curso de manejo del tiempo le enseñaron a priorizar, pero cada vez se le acumulan más cosas en el escritorio. Evidentemente no había conseguido solución a su inquietud y sabiendo que trabajo el tema del tiempo decidió dirigirse a mí con su pregunta: ¿Qué hago primero?

El sistema de clasificar las tareas por su importancia y urgencia suele ser muy efectivo para las personas que no tienen ningún tipo de atrasos. Lo malo es que es contraproducente para el que por alguna razón no está al día con sus tareas.

Cuando llega algo nuevo a nuestra lista de “por hacer”, Joseph, podemos determinar si la urgencia nos lleva a hacerla de inmediato o a asignarle un tiempo para ejecutarla.

Otro factor para decidir es la importancia de la tarea, su impacto en los resultados, ya sea económico (cliente o jefe) o emocional (estresa o no). El método es muy útil para asignarle tiempo y momento de ejecución a las tareas nuevas... no a las que ya están en la lista.

Cuando decidimos priorizar los atrasos iniciamos un círculo vicioso. Tomamos todo lo que está encima de la mesa (o en las bandejas de entrada de los diferentes medios electrónicos) y comenzamos un lindo proceso, decidir cuándo haremos qué. Si son papeles, los separamos por tiempo que tenemos para realizar dicha tarea. Una montaña de lo más urgente, y algunas lomas de las siguientes categorías completarán la cordillera.

Si el flujo de clientes, telefonemas, mensajes de texto y reuniones nos lo permite, en algún momento estaremos listos con nuestra priorización. El estrés de no saber lo que tengo ni saber cuándo lo realizaré se calma: “Me siento en control”. Mi pregunta ahora es: ¿Cuál tarea terminó? Sí, la verdad es que ninguna salió de la lista de “por hacer”.

La solución que uso y explico en mi libro “¿No tienes tiempo?” es hacer una tarea a la vez. No importa cuál, no la elija. La que agarre llévela hasta donde decida, ya sea un punto intermedio o al final. Puede ser la más gorda para sentir que baja la montaña de papeles o la más difícil para quitársela de arriba... pero ejecútela. ¿Se atreve a realizar el reto?

FRASE DE LA SEMANA

“Priorizar no elimina el atraso, hacer sí”
Diego A. Sosa

Conferencista, Consultor y Escritor